Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là tài liệu quan trọng trong hồ sơ công bố, đặc biệt đối với mỹ phẩm nhập khẩu hoặc mỹ phẩm sản xuất trong nước nhưng đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất. Văn bản này thể hiện việc nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam đứng tên công bố và phân phối sản phẩm. Vậy giấy ủy quyền cần đáp ứng những điều kiện nào, gồm những nội dung gì và cần chuẩn bị ra sao? Cùng Everest tìm hiểu cụ thể về thủ tục này qua nội dung sau đây!
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là gì?
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định đúng vai trò của giấy ủy quyền trong thủ tục công bố mỹ phẩm. Đây không chỉ là văn bản xác nhận quan hệ giữa nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu với đơn vị tại Việt Nam mà còn phải thể hiện rõ phạm vi ủy quyền đối với sản phẩm.
Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm được sử dụng trong hồ sơ công bố đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước trong trường hợp tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất.
Có thể hiểu đơn giản, giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là căn cứ để thể hiện rằng đơn vị tại Việt Nam được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu cho phép thực hiện việc đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam.
Khi nào cần giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm?
Không phải mọi trường hợp công bố mỹ phẩm đều phải có giấy ủy quyền. Việc xác định có cần tài liệu này hay không phụ thuộc vào nguồn gốc sản phẩm và mối quan hệ giữa đơn vị đứng tên công bố với nhà sản xuất.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu
Mỹ phẩm nhập khẩu thuộc trường hợp phải có giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam. Đây là một trong những tài liệu trong hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu.
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước
Với mỹ phẩm sản xuất trong nước, giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm được yêu cầu khi tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất.
Nếu chính nhà sản xuất đứng tên chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường thì trường hợp này không phát sinh yêu cầu về giấy ủy quyền theo quy định nêu trên.
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm cần những nội dung gì?
Nội dung của giấy ủy quyền cần được thể hiện rõ ràng để cơ quan tiếp nhận có cơ sở xác định bên ủy quyền, bên được ủy quyền và phạm vi ủy quyền. Theo Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT, giấy ủy quyền phải có các nội dung cơ bản sau:
1. Tên và địa chỉ của nhà sản xuất
Giấy ủy quyền cần ghi đầy đủ tên và địa chỉ của nhà sản xuất. Trường hợp bên ủy quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần thể hiện tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất.
2. Tên và địa chỉ bên được ủy quyền
Văn bản cần thể hiện rõ tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam được ủy quyền. Thông tin này nên thống nhất với thông tin của đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường trên Phiếu công bố.
3. Phạm vi ủy quyền
Phạm vi ủy quyền phải thể hiện việc được đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam. Đây là nội dung quan trọng vì giúp xác định cụ thể quyền mà bên được ủy quyền được thực hiện.
4. Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm
Giấy ủy quyền cần xác định rõ nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ cách ghi tên sản phẩm để hạn chế tình trạng thông tin trên giấy ủy quyền không thống nhất với Phiếu công bố và các tài liệu khác.
5. Thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền là một nội dung bắt buộc trên giấy ủy quyền. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn trước khi sử dụng tài liệu trong hồ sơ để tránh trường hợp giấy ủy quyền đã hết hiệu lực.
6. Cam kết cung cấp PIF
Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm phải có cam kết cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF – Product Information File) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam.
7. Thông tin người đại diện bên ủy quyền
Giấy ủy quyền cần có tên, chức danh và chữ ký của người đại diện cho bên ủy quyền. Đây là phần doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện các thủ tục liên quan đến chứng thực hoặc Apostille.
Yêu cầu về hình thức của giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm
Bên cạnh nội dung, hình thức của giấy ủy quyền cũng cần được kiểm tra trước khi đưa vào hồ sơ công bố. Một văn bản có đầy đủ thông tin nhưng không đáp ứng yêu cầu về hình thức có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung hoặc hoàn thiện lại hồ sơ.
Theo Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT, giấy ủy quyền được trình bày bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, giấy ủy quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi giấy ủy quyền từ nước ngoài đều phải thực hiện một quy trình hợp pháp hóa giống nhau. Cần xác định quốc gia cấp giấy tờ và trường hợp miễn hợp pháp hóa nếu có trước khi thực hiện thủ tục.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm có giấy ủy quyền gồm những gì?
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm chỉ là một phần trong bộ hồ sơ công bố và không thể thay thế các tài liệu khác. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với trường hợp sản phẩm nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Theo quy định, hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm các tài liệu chính như:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), trong trường hợp thuộc diện phải có.
- Các tài liệu khác theo quy định hiện hành tùy trường hợp cụ thể.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, giấy ủy quyền và CFS là hai tài liệu doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra về thông tin, hình thức và tính hợp lệ trước khi nộp hồ sơ.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, nếu tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất thì hồ sơ có giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
Ngoài ra, hồ sơ còn có Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và các tài liệu liên quan theo trường hợp cụ thể. Việc chuẩn bị cần bảo đảm thông tin giữa giấy ủy quyền, Phiếu công bố và hồ sơ của các bên là thống nhất.
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Đây là vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Theo quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT, giấy ủy quyền của sản phẩm nhập khẩu phải có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Do đó, trước khi yêu cầu đối tác nước ngoài thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra quốc gia cấp giấy ủy quyền và quy định miễn hợp pháp hóa có liên quan. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế trường hợp giấy đã được chuẩn bị nhưng không đáp ứng yêu cầu hồ sơ.
Những lưu ý khi chuẩn bị giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm
Giấy ủy quyền thường được lập bởi nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu ở nước ngoài nên doanh nghiệp tại Việt Nam khó chủ động sửa đổi sau khi tài liệu đã được ký và hợp pháp hóa. Vì vậy, kiểm tra thông tin trước khi phát hành là bước rất cần thiết.
Một số nội dung doanh nghiệp nên rà soát gồm:
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm.
- Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân được ủy quyền tại Việt Nam.
- Tên sản phẩm, nhãn hàng được ủy quyền.
- Phạm vi ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền.
- Tên, chức danh và chữ ký của người đại diện bên ủy quyền.
- Cam kết cung cấp PIF.
- Sự thống nhất giữa giấy ủy quyền với Phiếu công bố và các tài liệu khác.
- Yêu cầu chứng thực chữ ký, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy ủy quyền của mỹ phẩm nhập khẩu.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra giấy ủy quyền một cách độc lập. Thông tin trên toàn bộ hồ sơ công bố cần được đối chiếu để hạn chế sai lệch giữa các tài liệu.
POA và LOA trong công bố mỹ phẩm có khác nhau không?
POA là viết tắt của Power of Attorney, còn LOA là Letter of Authorization. Trong thực tế, cả hai thuật ngữ có thể được sử dụng để chỉ văn bản ủy quyền, nhưng doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên gọi POA hay LOA để đánh giá tính hợp lệ của tài liệu.
Điều quan trọng là văn bản phải đáp ứng các nội dung và yêu cầu về hình thức theo quy định áp dụng cho hồ sơ công bố mỹ phẩm. Vì vậy, một tài liệu có tên LOA hay POA không tự động được xem là hợp lệ nếu thiếu nội dung bắt buộc hoặc không đáp ứng yêu cầu đối với mỹ phẩm nhập khẩu.
Everest hỗ trợ chuẩn bị giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm
Giấy ủy quyền là tài liệu có nhiều thông tin cần đối chiếu với hồ sơ công bố. Đặc biệt với mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các yêu cầu liên quan đến chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên giấy ủy quyền, đối chiếu với hồ sơ công bố và hướng dẫn chuẩn bị các tài liệu liên quan theo trường hợp cụ thể.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị công bố mỹ phẩm nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước, việc rà soát giấy ủy quyền ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót và tránh phải điều chỉnh hồ sơ nhiều lần.
Thông tin liên hệ Everest:
- Địa chỉ: 04 Bình Lợi, Bình Lợi Trung, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0902 691 680
- Email: Tuvan.everest@gmail.com
- Website: congbomypham.co
“Niềm tin của khách hàng là uy tín của chúng tôi”
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là tài liệu quan trọng trong hồ sơ, đặc biệt đối với mỹ phẩm nhập khẩu và trường hợp đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất. Nội dung giấy ủy quyền cần thể hiện đầy đủ thông tin của các bên, phạm vi ủy quyền, sản phẩm, thời hạn và cam kết cung cấp PIF.
Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy ủy quyền cùng các tài liệu khác trước khi thực hiện công bố để bảo đảm thông tin thống nhất và đáp ứng yêu cầu hiện hành. Thông tư 34/2025/TT-BYT đã sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư 06/2011/TT-BYT và có hiệu lực từ ngày 18/08/2025, vì vậy hồ sơ thực hiện trong năm 2026 cần được rà soát theo quy định đang có hiệu lực.
