Điều kiện công bố mỹ phẩm là những yêu cầu doanh nghiệp cần đáp ứng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam. Không chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện về chủ thể đứng tên, sản phẩm, công dụng và tính an toàn của mỹ phẩm. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các điều kiện cần thiết khi thực hiện công bố mỹ phẩm cùng Everest.
1. Điều kiện công bố mỹ phẩm là gì?
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm có thuộc phạm vi quản lý mỹ phẩm và chủ thể đứng tên công bố có đáp ứng điều kiện theo quy định hay không.
Mỹ phẩm là sản phẩm được sử dụng để tiếp xúc với các bộ phận bên ngoài cơ thể như da, tóc, móng, môi, cơ quan sinh dục ngoài hoặc răng, niêm mạc miệng, với mục đích chủ yếu như làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ hoặc duy trì cơ thể trong điều kiện tốt.
Theo quy định quản lý mỹ phẩm, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường chỉ được đưa mỹ phẩm lưu thông sau khi sản phẩm đã được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và phải chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả, chất lượng của sản phẩm.
2. Điều kiện về tổ chức, cá nhân đứng tên công bố
Một trong những điều kiện quan trọng khi công bố mỹ phẩm là doanh nghiệp phải xác định đúng chủ thể chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đứng tên công bố cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Có tư cách pháp lý phù hợp để thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam đối với trường hợp nhập khẩu.
- Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, chủ thể liên quan phải đáp ứng yêu cầu về hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định.
- Trường hợp đơn vị đứng tên công bố không phải là nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm thì cần có Giấy ủy quyền hợp lệ.
- Thông tin của doanh nghiệp đứng tên phải thống nhất với các tài liệu trong hồ sơ.
Việc kiểm tra thông tin pháp lý ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải điều chỉnh do sai chủ thể hoặc thông tin doanh nghiệp không thống nhất.
3. Điều kiện về sản phẩm và công dụng mỹ phẩm
Sau khi xác định chủ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sản phẩm dự kiến công bố, đặc biệt là tên sản phẩm, dạng sản phẩm, thành phần và công dụng.
3.1. Sản phẩm phải thuộc phạm vi mỹ phẩm
Mục đích sử dụng của sản phẩm phải phù hợp với định nghĩa và phạm vi quản lý mỹ phẩm. Doanh nghiệp cần thận trọng với những sản phẩm có công dụng dễ bị hiểu theo hướng điều trị bệnh hoặc có tính năng vượt quá phạm vi mỹ phẩm.
3.2. Công dụng phải phù hợp hướng dẫn ASEAN
Công dụng kê khai trong Phiếu công bố cần phù hợp với hướng dẫn về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm của ASEAN.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào nội dung marketing hoặc thông tin quảng cáo để kê khai công dụng. Nội dung trên Phiếu công bố cần được đối chiếu với thành phần, nhãn sản phẩm và các tài liệu liên quan.
3.3. Thành phần phải đáp ứng quy định
Bảng thành phần cần được kiểm tra về tên thành phần theo danh pháp INCI, tỷ lệ sử dụng và các giới hạn liên quan.
Sản phẩm cũng cần đáp ứng các quy định về thành phần bị cấm hoặc giới hạn sử dụng theo hệ thống quản lý mỹ phẩm ASEAN và các quy định hiện hành có liên quan.
4. Điều kiện về hồ sơ công bố mỹ phẩm
Khi sản phẩm và chủ thể đã đáp ứng các yêu cầu cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ công bố tương ứng với nguồn gốc sản phẩm.
Hồ sơ có thể khác nhau giữa mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước.
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước
Hồ sơ cơ bản thường gồm:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
- Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Thông tin cơ sở sản xuất và sản phẩm.
- Giấy ủy quyền nếu đơn vị đứng tên công bố không phải nhà sản xuất.
- Các tài liệu liên quan khác tùy từng trường hợp.
Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm cơ sở sản xuất đáp ứng điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo quy định pháp luật.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu
Ngoài Phiếu công bố, hồ sơ thường cần lưu ý đến:
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), nếu thuộc trường hợp phải cung cấp.
- Bảng thành phần sản phẩm.
- Thông tin nhà sản xuất, nước sản xuất.
- Thông tin về sản phẩm, nhãn và công dụng.
Đặc biệt, các tài liệu nước ngoài cần được kiểm tra về hình thức, nội dung và yêu cầu chứng nhận trước khi đưa vào hồ sơ.
Lưu ý cập nhật 2026: Việt Nam đã có Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước Apostille, có hiệu lực từ ngày 11/9/2026. Với giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille thuộc phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu chứng nhận Apostille thay vì mặc định thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự; một số trường hợp vẫn áp dụng cơ chế chứng nhận/hợp pháp hóa theo quy định tương ứng.
5. Điều kiện về Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm
Giấy ủy quyền là tài liệu cần đặc biệt lưu ý đối với mỹ phẩm nhập khẩu và trường hợp đơn vị đứng tên công bố không phải nhà sản xuất.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ các thông tin như:
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
- Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
- Phạm vi ủy quyền, bao gồm quyền đứng tên công bố và phân phối sản phẩm tại Việt Nam.
- Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền.
- Cam kết cung cấp Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF).
- Tên, chức danh và chữ ký của người đại diện bên ủy quyền.
Thông tin trên Giấy ủy quyền cần thống nhất với CFS, thông tin nhà sản xuất, chủ sở hữu và các tài liệu khác trong hồ sơ.
6. Điều kiện về CFS đối với mỹ phẩm nhập khẩu
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, CFS là một trong những giấy tờ doanh nghiệp cần kiểm tra ngay từ bước chuẩn bị hồ sơ.
CFS phải đáp ứng yêu cầu về cơ quan cấp, thông tin sản phẩm, nhà sản xuất và tình trạng lưu hành theo quy định. Trường hợp CFS không ghi thời hạn, cần kiểm tra thời điểm cấp và các yêu cầu hiện hành áp dụng cho hồ sơ.
Ngoài ra, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc cung cấp CFS. Một số trường hợp được miễn hoặc có tài liệu thay thế theo quy định, vì vậy doanh nghiệp cần xác định đúng nguồn gốc sản phẩm và trường hợp áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ.
7. Điều kiện về số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm
Đáp ứng các điều kiện về doanh nghiệp, sản phẩm và hồ sơ là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý hồ sơ công bố.
Khi hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ phí theo quy định, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý đối với hồ sơ hợp lệ được tính theo thời hạn pháp luật quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận có thể thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Vì vậy, thời gian thực tế để hoàn tất thủ tục còn phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và việc doanh nghiệp có phải bổ sung, điều chỉnh tài liệu hay không.
8. Một số lỗi khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm phải bổ sung
Trong thực tế, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu điều chỉnh dù doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ số lượng giấy tờ. Nguyên nhân thường nằm ở sự không thống nhất giữa các tài liệu.
Một số vấn đề doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nộp gồm:
- Tên sản phẩm trên các tài liệu không thống nhất.
- Tên hoặc địa chỉ nhà sản xuất khác nhau giữa LOA, CFS và bảng thành phần.
- Giấy ủy quyền sai chủ thể hoặc phạm vi ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền chưa phù hợp.
- Thành phần chưa được trình bày đúng tên INCI.
- Công dụng kê khai chưa phù hợp với phạm vi mỹ phẩm.
- CFS chưa đáp ứng yêu cầu hoặc thuộc trường hợp cần xác định lại cách chứng nhận.
- Thông tin doanh nghiệp đứng tên công bố chưa thống nhất.
- Hồ sơ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu về chứng nhận, Apostille hoặc hợp pháp hóa theo trường hợp áp dụng.
Do đó, thay vì chỉ kiểm tra từng giấy tờ riêng lẻ, doanh nghiệp nên rà soát tính thống nhất của toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
9. Everest hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng điều kiện công bố mỹ phẩm
Với những hồ sơ có nhiều tài liệu từ nhà sản xuất hoặc đối tác nước ngoài, việc tự kiểm tra từng yêu cầu có thể mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.
Everest hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ công bố mỹ phẩm theo từng trường hợp, bao gồm:
- Kiểm tra thông tin doanh nghiệp và chủ thể đứng tên công bố.
- Rà soát tên, dạng sản phẩm và công dụng.
- Kiểm tra bảng thành phần và thông tin sản phẩm.
- Rà soát Giấy ủy quyền, CFS và các tài liệu liên quan.
- Kiểm tra yêu cầu chứng nhận đối với tài liệu nước ngoài.
- Hỗ trợ chuẩn bị và hoàn thiện Phiếu công bố.
- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và hỗ trợ khi có yêu cầu bổ sung.
Thông tin Everest:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST
Địa chỉ: 04 Bình Lợi, phường Bình Lợi Trung, Thành phố Hồ Chí Minh.
Email: Tuvan.everest@gmail.com
Hotline: 0902691680
Website: congbomypham.co
“Niềm tin của khách hàng là uy tín của chúng tôi”
Điều kiện công bố mỹ phẩm không chỉ nằm ở việc chuẩn bị đủ giấy tờ mà còn yêu cầu sự thống nhất giữa doanh nghiệp, sản phẩm và hồ sơ pháp lý. Đặc biệt, mỹ phẩm nhập khẩu cần kiểm tra kỹ LOA, CFS và yêu cầu chứng nhận tài liệu nước ngoài theo quy định hiện hành. Everest hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và hoàn thiện hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể. Liên hệ Everest để được tư vấn phương án công bố mỹ phẩm phù hợp trước khi nộp hồ sơ.
