Hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước cần được chuẩn bị đầy đủ trước khi sản phẩm được đưa ra lưu thông trên thị trường Việt Nam. Tùy vào chủ thể đứng tên công bố và đơn vị sản xuất, hồ sơ có thể bao gồm Phiếu công bố, thông tin thành phần, giấy tờ của doanh nghiệp và Giấy ủy quyền trong trường hợp cần thiết. Việc rà soát hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục. Hãy cùng Everest tìm hiểu cụ thể về thủ tục này qua nội dung sau nhé!
1. Hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước gồm những gì?
Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ ai là đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường và nhà máy nào trực tiếp sản xuất mỹ phẩm. Từ đó, thành phần hồ sơ sẽ được xác định phù hợp với từng trường hợp.
Thông thường, hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước gồm các tài liệu sau:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu quy định.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Thông tin thành phần sản phẩm, bao gồm tên thành phần theo danh pháp quốc tế (INCI) và tỷ lệ sử dụng khi cần thiết.
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm nếu tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất.
- Các tài liệu liên quan khác tùy theo trường hợp cụ thể của sản phẩm và chủ thể thực hiện.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng không phải mọi trường hợp đều có thành phần hồ sơ giống nhau. Chẳng hạn, nếu thương hiệu thuê nhà máy gia công và đứng tên công bố thì cần kiểm tra thêm quan hệ ủy quyền giữa các bên.
2. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
Phiếu công bố là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, dùng để kê khai các thông tin cơ bản của sản phẩm và đơn vị chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường.
Khi lập Phiếu công bố, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin như:
- Tên sản phẩm.
- Nhãn hàng.
- Dạng sản phẩm.
- Công dụng.
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất.
- Tên, địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Nước sản xuất.
- Thành phần sản phẩm.
- Các thông tin khác theo mẫu công bố.
Thông tin trên Phiếu công bố cần được đối chiếu với nhãn sản phẩm, bảng thành phần và giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Những sai lệch về tên sản phẩm, nhà sản xuất hoặc đơn vị chịu trách nhiệm có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.
3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bên cạnh Phiếu công bố, doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký kinh doanh cần thể hiện đúng thông tin của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động kinh doanh mỹ phẩm theo quy định.
Đây là cơ sở để xác định chủ thể thực hiện thủ tục và hạn chế trường hợp thông tin trên hồ sơ công bố không khớp với giấy tờ pháp lý.
4. Bảng thành phần mỹ phẩm
Bảng thành phần là nội dung doanh nghiệp nên chuẩn bị và rà soát sớm trước khi kê khai Phiếu công bố. Thông tin thành phần thường được nhà máy sản xuất hoặc đơn vị gia công cung cấp.
Khi kiểm tra bảng thành phần, doanh nghiệp cần chú ý:
- Tên thành phần theo danh pháp INCI.
- Tỷ lệ phần trăm của từng thành phần khi cần kê khai.
- Thông tin thành phần phải thống nhất với tài liệu sản phẩm.
- Kiểm tra các thành phần thuộc diện hạn chế hoặc có yêu cầu đặc biệt theo quy định quản lý mỹ phẩm.
- Đối chiếu thành phần với thông tin thể hiện trên nhãn khi cần thiết.
Việc kiểm tra kỹ bảng thành phần ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế phải sửa Phiếu công bố hoặc trao đổi lại với nhà máy sau khi hồ sơ đã được chuẩn bị.
5. Giấy ủy quyền trong hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước
Không phải mọi sản phẩm sản xuất trong nước đều bắt buộc có Giấy ủy quyền. Tài liệu này được xem xét trong trường hợp tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ mối quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, đồng thời xác định phạm vi thực hiện đối với sản phẩm.
Một số thông tin cần kiểm tra gồm:
- Tên, địa chỉ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
- Tên, địa chỉ tổ chức/cá nhân được ủy quyền.
- Phạm vi ủy quyền.
- Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm.
- Thời hạn ủy quyền.
- Cam kết cung cấp Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF).
- Tên, chức danh và chữ ký của người đại diện bên ủy quyền.
Đặc biệt với mô hình thương hiệu thuê nhà máy gia công, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin giữa thương hiệu, đơn vị đứng tên công bố và nhà máy để xác định đúng thành phần hồ sơ.
6. Nơi nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận theo nơi đặt cơ sở sản xuất mỹ phẩm.
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, hồ sơ được thực hiện tại Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất theo quy định áp dụng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo hình thức trực tuyến trên hệ thống được cơ quan quản lý áp dụng. Trước khi nộp, nên kiểm tra lại biểu mẫu, tài liệu và yêu cầu kỹ thuật của hệ thống để tránh phát sinh lỗi trong quá trình kê khai.
7. Thời gian giải quyết hồ sơ là bao lâu?
Thời gian xử lý là vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm, đặc biệt khi sản phẩm đã có kế hoạch sản xuất, ra mắt hoặc phân phối.
Theo thủ tục công bố mỹ phẩm, thời gian giải quyết có thể là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và phí công bố theo quy định.
Nếu hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận có thể thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Khi đó, thời gian thực tế để hoàn tất thủ tục sẽ phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp bổ sung và mức độ cần điều chỉnh của hồ sơ.
8. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước
Chuẩn bị đúng số lượng giấy tờ là chưa đủ, doanh nghiệp còn cần bảo đảm thông tin giữa các tài liệu được thống nhất. Một số nội dung nên kiểm tra trước khi nộp gồm:
Thứ nhất, xác định đúng chủ thể đứng tên công bố.
Doanh nghiệp cần làm rõ đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường có phải là nhà sản xuất hay không.
Thứ hai, kiểm tra thông tin nhà máy.
Tên và địa chỉ nhà sản xuất trên Phiếu công bố cần thống nhất với các tài liệu liên quan.
Thứ ba, rà soát bảng thành phần.
Tên thành phần và cách kê khai cần được kiểm tra trước khi lập Phiếu công bố.
Thứ tư, kiểm tra Giấy ủy quyền nếu có.
Phạm vi, thời hạn và thông tin các bên cần phù hợp với thực tế và các tài liệu khác trong hồ sơ.
Thứ năm, đối chiếu thông tin sản phẩm.
Tên sản phẩm, dạng sản phẩm, công dụng và nhãn hàng nên được kiểm tra đồng bộ trước khi nộp.
9. Everest hỗ trợ hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước
Với doanh nghiệp mới xây dựng thương hiệu hoặc thuê nhà máy gia công, việc xác định đúng hồ sơ ngay từ đầu có thể giúp quá trình công bố thuận lợi hơn. Everest hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin sản phẩm, chủ thể đứng tên và các giấy tờ cần thiết trước khi thực hiện thủ tục.
Các nội dung Everest có thể hỗ trợ gồm:
- Kiểm tra thành phần hồ sơ.
- Rà soát thông tin doanh nghiệp và nhà sản xuất.
- Kiểm tra bảng thành phần và thông tin sản phẩm.
- Hỗ trợ chuẩn bị Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
- Rà soát Giấy ủy quyền trong trường hợp cần thiết.
- Hỗ trợ nộp và theo dõi hồ sơ.
- Hỗ trợ xử lý nội dung cần sửa đổi, bổ sung theo phạm vi dịch vụ.
Thông tin liên hệ Everest:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST
- Địa chỉ: 04 Bình Lợi, Bình Lợi Trung, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0902 691 680
- Email: Tuvan.everest@gmail.com
- Website: congbomypham.co
Hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước cần được chuẩn bị phù hợp với chủ thể đứng tên và đơn vị trực tiếp sản xuất sản phẩm. Việc kiểm tra kỹ Phiếu công bố, giấy tờ doanh nghiệp, bảng thành phần và Giấy ủy quyền giúp hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát và thực hiện thủ tục, Everest có thể tư vấn theo từng trường hợp cụ thể.
