Phiếu công bố mỹ phẩm là tài liệu quan trọng trong thủ tục đưa mỹ phẩm ra thị trường Việt Nam. Doanh nghiệp chỉ được lưu thông sản phẩm sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định. Vậy phiếu công bố mỹ phẩm có ý nghĩa gì, gồm những thông tin nào và thời hạn sử dụng bao lâu? Hãy cùng Everest tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau đây!
Phiếu công bố mỹ phẩm là gì?
Trước khi tìm hiểu hồ sơ hay quy trình thực hiện, doanh nghiệp cần phân biệt giữa phiếu công bố mỹ phẩm và số tiếp nhận được cấp trên phiếu. Đây là hai khái niệm thường được sử dụng cùng nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là số do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp khi tiếp nhận hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm. Việc được cấp số tiếp nhận thể hiện tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường đã thực hiện thủ tục khai báo với cơ quan quản lý.
Tuy nhiên, phiếu công bố mỹ phẩm không phải là giấy chứng nhận sản phẩm an toàn hoặc hiệu quả. Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố vẫn phải chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng của sản phẩm trong quá trình lưu thông trên thị trường.
Phiếu công bố mỹ phẩm dùng để làm gì?
Hiểu đúng mục đích của phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường. Đây cũng là cơ sở để phân biệt thủ tục công bố mỹ phẩm với các loại giấy tờ kiểm nghiệm hoặc chứng nhận chất lượng khác.
Theo quy định, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép lưu thông sản phẩm sau khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Do đó, thực hiện công bố là một bước pháp lý cần thiết trước khi đưa mỹ phẩm vào lưu thông tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc được cấp số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm không đồng nghĩa với việc cơ quan nhà nước xác nhận toàn bộ tính an toàn, hiệu quả của sản phẩm. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn, ghi nhãn, hồ sơ thông tin sản phẩm và chịu trách nhiệm trong suốt quá trình kinh doanh.
Phiếu công bố mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Thời hạn của số tiếp nhận là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm ngay từ khi hoàn tất thủ tục công bố. Nếu để số tiếp nhận hết hiệu lực mà chưa thực hiện công bố lại, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi tiếp tục đưa sản phẩm ra thị trường.
Theo Điều 10 Thông tư 06/2011/TT-BYT, số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Khi hết thời hạn này, nếu muốn tiếp tục đưa sản phẩm lưu thông, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm phải thực hiện công bố lại trước khi số tiếp nhận hết hạn và nộp lệ phí theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi thời hạn của từng số tiếp nhận để có kế hoạch chuẩn bị hồ sơ công bố lại phù hợp.
Phiếu công bố mỹ phẩm gồm những thông tin gì?
Nội dung trên phiếu công bố mỹ phẩm cần được kê khai thống nhất với các tài liệu liên quan đến sản phẩm. Sai lệch về tên sản phẩm, nhà sản xuất, thành phần hoặc thông tin của đơn vị chịu trách nhiệm có thể ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận hồ sơ.
Theo mẫu Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, các nhóm thông tin cơ bản gồm:
- Tên nhãn hàng và tên sản phẩm.
- Dạng sản phẩm.
- Mục đích sử dụng.
- Dạng trình bày.
- Thông tin về nhà sản xuất, đóng gói.
- Thông tin tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Thông tin công ty nhập khẩu đối với mỹ phẩm nhập khẩu.
- Danh sách thành phần của sản phẩm.
- Cam kết của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố.
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật và thông tin liên quan đến doanh nghiệp.
Thông tin về thành phần cũng cần được kê khai theo yêu cầu về danh pháp và cách thể hiện thành phần trong quy định quản lý mỹ phẩm. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi nộp để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những gì?
Sau khi nắm được nội dung trên phiếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo loại mỹ phẩm và chủ thể chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Hồ sơ giữa mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước có một số điểm khác nhau.
Theo quy định hiện hành, hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm cơ bản gồm Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường và các giấy tờ liên quan tùy trường hợp.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) theo trường hợp áp dụng.
Giấy ủy quyền và CFS của mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung, hình thức và Apostille theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, hồ sơ tập trung vào Phiếu công bố và các giấy tờ chứng minh thông tin của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Nếu đơn vị đứng tên công bố không phải là nhà sản xuất thì cần bổ sung giấy tờ của nhà sản xuất theo quy định.
Ngoài hồ sơ công bố, cơ sở sản xuất mỹ phẩm cũng cần đáp ứng điều kiện về sản xuất mỹ phẩm theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên xác định đúng mô hình sản xuất và chủ thể đứng tên trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Phiếu công bố mỹ phẩm nộp ở đâu?
Cơ quan tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm phụ thuộc vào nguồn gốc của sản phẩm. Việc xác định đúng cơ quan ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh nộp sai nơi và phải điều chỉnh hồ sơ.
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường thực hiện thủ tục tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế. Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, hồ sơ được nộp tại Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất.
Trường hợp mỹ phẩm được sản xuất hoặc đóng gói từ bán thành phẩm nhập khẩu cũng được xác định là mỹ phẩm sản xuất trong nước theo quy định.
Quy trình cấp số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự kê khai và nộp hồ sơ. Việc này giúp quá trình cấp số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm diễn ra thuận lợi hơn.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp kiểm tra thông tin sản phẩm, thành phần, nhà sản xuất, đơn vị chịu trách nhiệm và các giấy tờ liên quan. Hồ sơ cần được chuẩn bị phù hợp với nguồn gốc sản phẩm và trường hợp công bố cụ thể.
Bước 2: Kê khai và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp kê khai Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Nội dung trên bản Phiếu công bố và dữ liệu công bố phải thống nhất với nhau.
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ
Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp hoàn thành lệ phí theo quy định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp số tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo các nội dung cần sửa đổi, bổ sung theo quy định.
Bước 4: Nhận số tiếp nhận và lưu hồ sơ
Sau khi được cấp số tiếp nhận, doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động lưu thông sản phẩm theo quy định. Đồng thời, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường cần lưu giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) tại địa chỉ của mình để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.
Phiếu công bố mỹ phẩm mất bao lâu để được cấp?
Thời gian xử lý là một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ phiếu công bố mỹ phẩm. Tuy nhiên, cần phân biệt thời gian xử lý theo quy định với thời gian doanh nghiệp thực tế cần để hoàn thiện hồ sơ.
Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và lệ phí công bố theo quy định, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Khi hồ sơ bổ sung đáp ứng quy định, thời gian cấp số tiếp nhận được tính theo quy định đối với hồ sơ bổ sung.
Do đó, không nên hiểu rằng mọi hồ sơ công bố mỹ phẩm đều chắc chắn hoàn tất trong 03 ngày làm việc. Thời gian chuẩn bị hồ sơ, xử lý giấy tờ và khắc phục sai sót nếu có cũng ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Phiếu công bố mỹ phẩm có phải giấy chứng nhận chất lượng không?
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trong hoạt động kinh doanh. Số tiếp nhận Phiếu công bố không phải là giấy chứng nhận xác nhận sản phẩm đạt toàn bộ tiêu chuẩn về an toàn và hiệu quả.
Quy định nêu rõ số tiếp nhận chỉ có giá trị chứng nhận rằng tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường đã khai báo việc mỹ phẩm sẽ được lưu thông với cơ quan quản lý nhà nước. Số tiếp nhận không có giá trị chứng nhận sản phẩm đảm bảo tính an toàn, hiệu quả hoặc đáp ứng tất cả yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN.
Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về sản phẩm và có thể chịu sự kiểm tra, thanh tra sau khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.
Những lưu ý khi làm phiếu công bố mỹ phẩm
Chuẩn bị phiếu công bố mỹ phẩm không chỉ là điền thông tin theo mẫu. Doanh nghiệp cần bảo đảm các nội dung kê khai có căn cứ và thống nhất với hồ sơ sản phẩm.
Một số vấn đề nên kiểm tra trước khi nộp gồm:
- Tên sản phẩm và tên nhãn hàng phải thống nhất.
- Thông tin nhà sản xuất cần chính xác.
- Đơn vị đứng tên công bố phải phù hợp với quy định.
- Thành phần phải được kê khai đúng yêu cầu.
- Giấy ủy quyền phải đáp ứng điều kiện theo từng trường hợp.
- CFS của mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng yêu cầu về hiệu lực và hình thức.
- Nội dung trên Phiếu công bố phải thống nhất với dữ liệu công bố.
- Theo dõi thời hạn 05 năm của số tiếp nhận để thực hiện công bố lại đúng thời điểm.
Việc rà soát trước khi nộp giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ phải sửa đổi, bổ sung và ảnh hưởng đến kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường.
Dịch vụ hỗ trợ phiếu công bố mỹ phẩm tại Everest
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm, việc tự chuẩn bị hồ sơ có thể mất nhiều thời gian để kiểm tra thông tin và đối chiếu quy định. Đặc biệt, mỹ phẩm nhập khẩu thường phát sinh thêm các giấy tờ như Giấy ủy quyền và CFS với yêu cầu riêng.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin sản phẩm, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuẩn bị Phiếu công bố và thực hiện các bước thủ tục theo trường hợp cụ thể. Trong quá trình thực hiện, Everest cũng hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nội dung cần điều chỉnh, bổ sung theo tình trạng hồ sơ.
Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn về phiếu công bố mỹ phẩm, hồ sơ và quy trình thực hiện có thể liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST
Địa chỉ: 04 Bình Lợi, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM
Hotline: 0902 691 680
Email: Tuvan.everest@gmail.com
Website: congbomypham.co
“Niềm tin của khách hàng là uy tín của chúng tôi.”
Câu hỏi thường gặp về phiếu công bố mỹ phẩm
Bên cạnh các nội dung trên, doanh nghiệp thường có một số thắc mắc liên quan đến số tiếp nhận, thời hạn và hồ sơ. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến cần lưu ý.
Phiếu công bố mỹ phẩm có bắt buộc không?
Có. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép lưu thông sản phẩm sau khi được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Phiếu công bố mỹ phẩm có hiệu lực bao lâu?
Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Nếu muốn tiếp tục đưa sản phẩm lưu thông sau thời hạn này, doanh nghiệp phải thực hiện công bố lại trước khi số tiếp nhận hết hạn.
Mỗi sản phẩm có một phiếu công bố riêng không?
Về nguyên tắc, mỗi sản phẩm mỹ phẩm được công bố trong một Phiếu công bố. Tuy nhiên, quy định có một số trường hợp cho phép các sản phẩm cùng chủ sở hữu được công bố trong một phiếu theo điều kiện cụ thể.
Có số tiếp nhận phiếu công bố thì sản phẩm đã được chứng nhận an toàn chưa?
Chưa. Số tiếp nhận không có giá trị chứng nhận sản phẩm đảm bảo an toàn, hiệu quả hoặc đáp ứng toàn bộ yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường vẫn phải chịu trách nhiệm về sản phẩm trong quá trình lưu thông.
Khi phiếu công bố hết hạn có được tiếp tục bán sản phẩm không?
Doanh nghiệp cần thực hiện công bố lại trước khi số tiếp nhận hết thời hạn nếu muốn tiếp tục đưa sản phẩm lưu thông. Vì vậy, nên chủ động kiểm tra thời hạn và chuẩn bị hồ sơ từ trước để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Phiếu công bố mỹ phẩm là một phần quan trọng trong thủ tục đưa mỹ phẩm ra thị trường Việt Nam. Doanh nghiệp cần hiểu đúng về số tiếp nhận, hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, thời hạn 05 năm và trách nhiệm đối với sản phẩm sau khi được cấp số. Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm hoặc kiểm tra thông tin trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể liên hệ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN EVEREST để được tư vấn theo từng trường hợp cụ thể.
